5 claves para convocar tu Junta General a través de internet y ahorrar miles de euros al año

Todas las sociedades limitadas y anónimas en España tienen la obligación de celebrar al menos una Junta General de socios o accionistas al año; para celebrarlas, estas juntas deben convocarse correctamente, lo que implica un enorme coste en términos económicos y de tiempo para cientos de miles de pequeñas, medianas y grandes sociedades.
Convocar y celebrar una junta general de forma incorrecta puede conllevar gravísimas consecuencias mercantiles, civiles y penales, desde la paralización de la actividad de la sociedad, hasta la imposición de responsabilidades económicas a los administradores o incluso la imputación de delitos a socios y consejeros.
Durante años, las empresas han tenido que convocar sus juntas generales a través de la publicación en diarios o mediante comunicación directa a los socios, de forma fehaciente. Desde el año 2012 la convocatoria se hará, por defecto, a través de la página web corporativa de la sociedad, lo que supone un enorme ahorro de costes y trámites, pero también puede provocar importantes problemas si no se hace correctamente. A continuación analizamos las principales dudas que se plantean a la hora de convocar la Junta General a través de este canal:
 
 ¿Puedo convocar mis juntas generales a través de mi página web corporativa?
La forma de convocatoria de las juntas generales y de comunicaciones con los socios está descrita en los estatutos sociales, por lo que tendrás que comprobarlo directamente allí. Si no tienes una copia, puedes pedírsela a tu abogado, al notario en el que constituiste la empresa o al registro mercantil donde está inscrita, incluso a través de internet.
Un truco: si creaste tu empresa después del año 2012 y tu abogado o notario no te preguntó cómo querías convocar las juntas, es casi seguro que la forma de convocatoria sea ésta.
 
 ¿Qué es una página web corporativa?
Uno de los requisitos para poder convocar tus juntas generales online es que los socios hayan aprobado, en la constitución o posteriormente, la creación de la página web corporativa, indicando, además, el nombre de dominio o la dirección en la que dicha página se aloja.
Un truco: no es necesario que tengas página web o un nombre de dominio propio. Puedes utilizar un subdominio o una página web dentro del dominio de tu abogado o de tu proveedor de hosting o de servicios de internet. Por ejemplo, algunos de nuestros clientes nos piden que alojemos su página web corporativa en Terminis y nosotros nos encaramos de todo.
 
¿Qué responsabilidad tengo si convoco la junta general a través de la página web corporativa?
Al llevar a cabo una convocatoria de esta forma, el administrador o miembro del consejo de administración que firme el acta y el certificado de Junta General tendrá que manifestar que la Junta se convocó a través de una dirección determinada durante un período determinado. Hay muchos motivos por los que esto podría no ser correcto: caídas del servidor, direcciones erróneas, modificaciones del texto durante el plazo de convocatoria, fechas o contenidos distintos al texto de la convocatoria, etc.
La certificación de hechos distintos a la realidad puede provocar no sólo la nulidad de la junta general, sino también la comisión de distintos tipos delictivos por parte del firmante del acta y el certificado.
Si eres administrador único, miembro del consejo, secretario o presidente de una sociedad, no aceptes firmar ningún acta o certificado si no estás absolutamente seguro de que el texto de la convocatoria se mantuvo correctamente publicado en la página web corporativa durante todo el plazo establecido por la ley, sin caídas ni modificaciones, si no quieres asumir personalmente la responsabilidad de un posible fraude.
Un truco: Terminis te permite demostrar que el texto de la convocatoria estuvo publicado durante todo el plazo sin modificaciones ni caídas, con una prueba forense (sellado de tiempo), para que puedas estar seguro de lo que paso y evites responsabilidades.
 
Si mis estatutos prevén varias formas de convocatoria,  ¿puedo elegir una de ellas?
No, es necesario publicar la convocatoria a través de todos y cada uno de los medios y establecer los mecanismos necesarios para acreditar que se ha hecho correctamente en cada uno de los ellos.
A modo de ejemplo, el artículo 516.2 de la Ley de Sociedades de Capital establece la obligación de la sociedades cotizadas difundir el anuncio de la convocatoria, al menos a través del BORME o un diario de gran circulación, la página web de la CNMW y la página web corporativa.
Si una sociedad cotizada no pudiese demostrar que ha publicado correctamente la convocatoria a través de su página web corporativa –por ejemplo, utilizando Terminis-, los acuerdos adoptados serían nulos y los miembros del Consejo de Administración podrían enfrentarse a sanciones e, incluso, penas de cárcel.
Un truco: si tus estatutos prevén distintos tipos de convocatoria, utilízalos TODOS. Numerosas resoluciones establecen que no hay formas alternativas de convocatoria, sólo acumulativas.
 
 ¿Por qué me interesaría convocar mi junta general a través de mi página web corporativa?
Los sistemas tradicionales de convocatoria de la Junta General son lentos y caros:
– Publicar un anuncio en un diario oficial o de gran tirada puede llegar a costar miles de euros y obligarte a retrasar la convocatoria varios días, ya que dependes del espacio disponible y la aprobación del medio.
– La comunicación individual también puede suponer un coste importante (burofax o requerimiento notarial) y retrasar la convocatoria si no has llevado correctamente el seguimiento de las direcciones postales de los socios.
– Para celebrar una junta universal no necesitas una convocatoria previa, pero sí disponer del consentimiento directo y original de todos y cada uno de los socios, lo que en muchas ocasiones resulta imposible o acaba dilatando la convocatoria semanas o, incluso, meses.
 
Por el contrario, la convocatoria de la Junta General a través de la página web corporativa, certificada por Terminis, supone enormes ventajas:

1. Tú decides cuándo convocarla: basta con que subas el contenido del anuncio a tu página web y actives la dirección en Terminis o en otros sistemas que te permitan demostrar el contenido y el plazo de convocatoria. Puedes publicar la convocatoria y certificarla en dos minutos, un martes a las 12:00 o un domingo a las 23:00.
2. No tienes que enviar nada a nadie ni publicar nada en sitios de terceros. No dependes de correos o de medios públicos o privados, tan solo de ti.
3. Evitas responsabilidades al disponer de una prueba externa de que la convocatoria se hizo correctamente.
4. El coste es muy inferior: la publicación de la convocatoria es gratuita en tu propia página web corporativa y el coste de Terminis es sólo de 40€ (un mes de convocatoria).

 
Si aún tienes dudas, descárgate ahora nuestra guía gratuita de requisitos y procedimiento para convocar tus Juntas Generales a través de tu página web corporativa, haciendo click en este enlace: ¡Quiero la guía!

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